La economía de España se digitaliza poco a poco, y uno de los cambios más significativos en la relación con los negocios es la implantación obligatoria de la factura electrónica para autónomos y empresas. El objetivo es modernizar el tejido empresarial del país. En esta línea, la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, introduce algunos cambios muy relevantes en relación con el modo en que cientos de miles de profesionales facturan, cobran y administran su actividad.
En este artículo desarrollaremos el concepto de la factura electrónica, su impacto sobre los autónomos y la relación de la misma con la Ley Crea y Crece. Si eres trabajador autónomo o tienes una pyme o empresa, esta información es de tu interés.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza la factura convencional impresa en papel. Tiene los mismos efectos legales, pero su formato es puramente digital.
No basta con escanear una factura impresa; debe ser emitida y recepcionada a través de sistemas informáticos que garanticen su validez legal.
Una factura electrónica necesita cumplir ciertos requisitos para ser considerada válida como:
- Asegurar la autenticidad del origen, probando quién es el emisor.
- Garantizar la integridad del contenido, asegurando que no puede ser alterada. Ser legible durante el plazo de conservación legal estipulado.
Estos requisitos suelen cumplirse a través del uso de firmas electrónicas avanzadas, certificados digitales o sistemas aprobados por la Agencia Tributaria.
¿Por qué es tan importante la factura electrónica?
La factura electrónica es una solución que proporciona una multitud de beneficios:
- Reducción de gastos: se eliminan los gastos incurridos a través de papel, impresión, envío y almacenamiento físico.
- Mejora de la eficacia: los procesos contables y bancarios pueden automatizarse.
- Reducción de márgenes de error: los errores debidos a la intervención humana se minimizan cuando las facturas están vinculadas con software de gestión.
- Mayor transparencia y trazabilidad: es más fácil rastrear quién emitió qué, cuándo y por cuánto.
- -Cumplimiento fiscal: las facturas electrónicas permiten un mejor control por parte de las autoridades fiscales, lo que ayuda a minimizar la evasión fiscal.
No es sorprendente que ya sea obligatoria en países como Italia, Portugal, México o Chile.
En España, este cambio forma parte de los procesos de transformación digital impulsados por la Unión Europea.
La Ley Crea y Crece: qué es y por qué importa
La ley crea y crece para autónomos busca facilitar la formación de empresas, fomentar el crecimiento empresarial y mitigar los impagos comerciales. La ley tiene una serie de medidas para lograr sus objetivos, y una de ellas impacta directamente a los autónomos y pequeñas y medianas empresas (pymes): la emisión y recepción obligatoria de facturas electrónicas (e-facturas) para todas las transacciones comerciales.
Esta ley se estructura en torno a tres pilares principales:
- Fomentar la formación de nuevas empresas: ahora se puede constituir una sociedad de responsabilidad limitada por solo 1 € como capital social en lugar de los 3.000 € anteriores.
- Reducir los impagos: mediante la imposición del registro de plazos de pago y la promoción de la facturación electrónica.
- Digitalización económica: mediante la adopción de herramientas digitales estandarizadas como la e-facturación para una mejor gestión.
¿A quién afecta la obligación de usar factura electrónica?
La emisión de facturas de forma electrónica afecta a los empresarios y profesionales, que realizan comercio con otros negocios o profesionales.
Por lo tanto, si eres un vendedor de productos o servicios a empresas (B2B), tienes que negociar una factura electrónica.
No importa la magnitud de tu negocio o si trabajas como freelance: si eres autónomo y sacas facturas, entonces te está afectando.
¿Cuándo comienza la vigencia?
No hay que asumir la obligación de forma instantánea para todos, el calendario es progresivo.
Empresas con facturación mayor a 8 millones de euros anuales se verán obligados a usar factura electrónica un año después de la publicación del reglamento técnico.
Autónomos y empresas con facturación menor a 8 millones se verán obligados a usar la nueva normativa en dos años a partir de la publicación del reglamento.
¿Qué acciones deben tomar los autónomos?
Muchos autónomos regulan sus facturas por medio de hojas de cálculo o plantillas de Word. Con la nueva legislación, eso cambiará y quedará obsoleto.
Desde la fecha de vigencia, será necesario un programa de facturas electrónicas homologadas. Hay varios en el mercado (o gratuitos o de pago) que permiten emitir, enviar y almacenar facturas electrónicas.
Además, también hará falta certificado digital o firma electrónica para firmar las facturas y asegurar su valor legal.
Más que una obligación: una oportunidad
Aunque muchos freelancers lo ven como una carga adicional, la factura electrónica es una oportunidad para profesionalizar la actividad. Puede mejorar tu imagen con clientes y proveedores, el acceso a financiación, especialmente con registros claros de ingresos y gastos y disminuir el tiempo invertido en tareas administrativas.
